El periodo de maduración (I)

Una breve definición
Desde que nuestra empresa recibe un pedido de un cliente hasta que consigue ingresar el cobro del cliente pueden pasar semanas, incluso meses. No resulta difícil darse cuenta de que este hecho, bajo determinadas condiciones, puede llevar a la empresa a experimentar ciertas dificultades financieras.

Por un lado, si este plazo se alarga (aún más) puede dejar a la empresa sin dinero para atender los pagos cotidianos, a pesar de que, paradójicamente, está obteniendo beneficios de su actividad. Pero incluso en el caso de tener controlado este plazo de tiempo, si por ejemplo se produce un incremento súbito en las ventas se puede originar una salida excesiva de dinero de la empresa que tardará bastante tiempo en recuperarse.

Al periodo de tiempo que transcurre desde que la empresa hace un pago para comprar materiales con los que servir un pedido hasta que recibe de nuevo el dinero de su cliente una vez servido y facturado se le suele llamar periodo de maduración. En este texto "ampliaremos" esta noción de periodo para incluir el tiempo que se puede tardar en realizar una venta y en ejecutar un proyecto en empresas de servicios. Si bien los periodos de maduración tienen características distintas en empresas puramente industriales frente a las puramente de servicios trazaremos un "periodo formal" de maduración para analizar las distintas etapas y examinar como tratar estos tiempos. El objetivo, obviamente, será el de reducir al mínimo el tiempo que pasa desde que se inicia la venta hasta que se consigue el cobro. De hecho, incluso se puede llegar a conseguir cobrar de un cliente antes de servir el pedido, pero se trata claro de las menos situaciones.

Etapas en el periodo de maduración
Vamos a seguir el proceso "normal" de una venta a uno de nuestros clientes para examinar con cierto detalle las características de estos tiempos. No nos detendremos a analizar los costes de estos tiempos ni las posibilidades de "financiación". El interés está simplemente en detectar y comprender este proceso. En ocasiones, con simples cambios en los hábitos de la empresa ya se pueden obtener resultados muy interesantes.

La venta
El periodo de tiempo que se tarda en vender un producto o servicio no se suele incluir en los análisis del periodo de maduración pues resulta muy difícil marcar un inicio de la venta. ¿Empezamos a contar en el momento en que contactamos con un cliente potencial? ¿En el momento en que ya le pasamos un presupuesto? ¿O en el momento en que se inicia el diseño de un producto?.

La respuesta clásica sería que esta actividad no origina una salida de dinero de la empresa directamente relacionada con un cobro sino que se trata de "costes indirectos", "gastos comerciales" o incluso de "inversiones". Este planteamiento es correcto en empresas de fabricación y distribución en las que el material se sirve de un almacén donde termina el resultado de la producción y tiene su origen el material del pedido.

Sin embargo, en empresas de servicios o que trabajen bajo proyecto, puede ser también correcto (e interesante) incluir en el análisis esta etapa, aunque sea únicamente a nivel cualitativo. De hecho, en determinados proyectos, el periodo de negociación y presentación de presupuestos previa al pedido puede hacerse realmente largo. Conviene pues tener presente este hecho aunque sea únicamente para ser conscientes de que el dinero "empieza a salir" incluso antes de conseguir el pedido.

La fabricación
Una vez conseguido el pedido puede suceder que se deba proceder a su fabricación. Y después de su fabricación a su almacenaje y su consiguiente manipulado antes de estar disponible para la entrega. En empresas de servicios este proceso es lo que algunos autores denominan "servucción". Lo llamemos como lo llamemos, la cuestión es que este periodo no sólo puede ser muy largo sino que puede costar mucho dinero a la empresa. Pensemos en un proyecto de software o en la fabricación de una nave industrial a medida.

La entrega
Con el "pedido" a punto y la entrega de este al cliente entramos de lleno en el periodo clásico de maduración. Tanto si hemos terminado la fabricación como si recogemos un material de una estantería del almacén, hay que hacer llegar el material al cliente. También conviene tener presente este tiempo y, desde luego sus costes. Pensemos en el tiempo de envío del material al lugar de entrega que ha indicado el cliente. Y de nuevo en determinadas situaciones de servicios, el tiempo de "instalación y puesta en marcha" puede hacerse en ocasiones interminable.

Continuará ...

Artículo cedido por: Odisea Web