El periodo de maduración (I)

La facturación
Una vez cumplido el pedido del cliente procederemos a facturar la mercancía o el servicio. Aparentemente este periodo ha de ser rápido pues está totalmente en nuestras manos. Pero si nuestro sistema de facturación es periódico (cada final de mes, por ejemplo) estaremos añadiendo un tiempo, incluso varios días, al periodo de maduración.

Conviene analizar con detalle este proceso pues es el que mejor podemos modificar pues depende simplemente de nuestra organización. Pequeños cambios como facturar con la fecha de entrega o aumentar el número de facturaciones pueden ayudar a reducir el tiempo de cobro (y los costes de financiación).

Además, y curiosamente, en facturas que se deberían cobrar al contado con todas las condiciones favorables para nosotros, si se envían por correo y se espera a que el cliente prepare el pago, nos encontraremos con que hemos añadido el tiempo de manipulación del papel, su envío por correo y el tiempo de proceso del cliente.

El crédito
Para complicar más la cosas, las prácticas comerciales habituales en nuestro sector pueden obligarnos a otorgar unos días (meses!!) de crédito a nuestros clientes. También puede darse el caso de fraccionamiento del cobro en distintos vencimientos. En otras ocasiones simplemente ocurre que determinados clientes pagan sencillamente cuando les apetece independientemente del vencimiento marcado en la factura.

El cobro
Finalmente, llega el día de cobrar la factura. Y aun así pueden producirse demoras. Si el cliente tiene un día de pago determinado pero envía su pago en un cheque por correo habrá que añadir unos días más al periodo de maduración. Y luego habrá que llevar el cheque al banco y esperar su anotación en cuenta.

Además, pensar de que el cliente tiene establecido un sistema de pagos regular puede ser un error de bulto. De hecho, ¿cuántas veces no nos acordamos de pagar a un proveedor hasta que nos llaman avisando de un vencimiento?

El impago
Sólo faltaba eso. Después de esperar al vencimiento de una factura, encima el cliente no atiende el pago. No sólo nos encontramos con costes adicionales sino que hay que iniciar una labor de cobro adicional.

Y conviene insistir en nuestra responsabilidad en el cobro. En ocasiones el impago es simplemente un "no-pago" por falta de haberle recordado al cliente que tiene una factura pendiente.

En resumen
Reducir el periodo de maduración debería ser un objetivo a perseguir en cualquier empresa. Conviene comprender con el máximo detalle el desarrollo habitual de un cobro en nuestra empresa y analizar en cuáles de las distintas etapas podemos incidir para reducir al mínimo este tiempo.

Además es importante darse cuenta que las mismas situaciones que se producen con nuestros clientes pueden darse a la inversa con nuestros proveedores. Esto puede hacer que no sólo tengamos retrasos en el cobro de nuestros clientes, sino que además nuestros proveedores estén cobrando demasiado pronto. Si pensamos que no podemos modificar las condiciones con nuestros clientes, tal vez sea bueno intentarlo con nuestros proveedores.

Normalmente todo esto nos llevará a algún tipo de negociación con clientes y/o proveedores. Hay que tener, entonces, en cuenta que este tipo de negociaciones se basa simplemente en una relación de fuerzas. La parte con mayor poder impondrá las condiciones que le resulten más favorables. Pero, por cierto, en ningún lugar está escrito que todos los clientes deban tener las mismas condiciones comerciales.

En definitiva, nada nos impide estar atentos y trabajar con perseverancia en esta línea. No es tan extraño ver cheques por cobrar durante días encima de las mesas o facturas preparadas que esperan que alguien las ensobre y las eche al buzón. Y si el problema es realmente importante, tal vez sea rentable contratar los servicios de algún profesional que ponga un poco de orden en este proceso.

Artículo cedido por: Odisea Web