La organización (I)

Trabajo en grupo o trabajo en equipo
Una de las primeras tareas que deberá afrontar el emprendedor, o el equipo emprendedor, es la organización de las distintas tareas que deben llevarse a cabo en la nueva empresa.
Si se trata de un único emprendedor, la cuestión resulta aparentemente fácil: él o ella lo deben hacer todo. Si se trata de dos o más personas entonces deberán ponerse de acuerdo en qué tareas realiza cada uno. Claro que siempre cabe la posibilidad de que todos hagan de todo un poco. Si aceptamos este último criterio nos encontraremos ante lo que podemos llamar "trabajo en grupo" para diferenciarlo del "trabajo en equipo".
En el trabajo en grupo, todos los miembros del grupo participan en todas las tareas o actividades. Todos disfrutan de las actividades "bonitas" y entre todos asumen las actividades "feas". Sin embargo bajo este planteamiento no es difícil intuir que tarde o temprano aparecerán diferencias de criterio respecto a algún tema concreto y entonces el proyecto pueden verse paralizado por falta de iniciativa concreta o incluso perjudicado por las riñas personales.
En el trabajo en equipo el planteamiento es ligeramente distinto. Cada miembro del equipo asume la responsabilidad de una o varias áreas del proyecto y trabaja coordinadamente con el resto de miembros del equipo. Sin embargo se requiere un cierto grado de madurez personal para aceptar que si Juan es el responsable de marketing, el resto de los miembros no. Esto no debería impedir que todos participen en la toma de decisiones de marketing si así lo deciden, pero al menos existe un responsable de que marketing funcione o no. Y llegado el caso, responsable de impedir que esta área quede estancada por diferencias de criterio.

Funciones dentro de la empresa
En todo empresa existen unas funciones que pueden delimitarse de forma más o menos clara. De forma clásica podemos decir que en la empresa encontraremos las siguientes funciones:
· Dirección
· Comercial
· Producción
· Administración
Básicamente, la función de Dirección consiste establecer unos objetivos y criterios a seguir y en coordinar el resto de funciones en pos de estos objetivos. La función Comercial es la encargada de vender el producto o servicio. La función de Producción, de que se fabrique ese producto o se preste ese servicio.Y la función de Administración, de llevar todo el "papeleo" necesario, así como la contabilidad y otras obligaciones legales.
Se pueden añadir o quitar áreas en función de las características del equipo emprendedor pero estas son a grandes rasgos las distintas funciones que deben atenderse para el correcto funcionamiento de la empresa. Así, se podría decidir separar Administración en Recursos Humanos por un lado y Contabilidad y Finanzas por otro, si el proyecto lo requiere. O separar Comercial en Marketing y Ventas si esto es necesario. Después de todo la organización del equipo depende del propio grupo humano y no de los manuales de organización.
Lo importante, con todo, es cubrir todas las áreas necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa, sin olvidarse ninguna.

El organigrama
Una herramienta para facilitar esta tarea es el organigrama de la empresa. En el organigrama se representan las distintas funciones relacionadas de forma jerárquica. Tenga la forma que tenga ese organigrama y se utilicen los títulos que se quiera para designar los cargos, lo fundamental, es caer en la cuenta de que en la empresa existen funciones a las que asignar personas y no personas a las que asignar alguna función.
Así si sabemos que debe existir un Director Comercial (o llamémosle como queramos) hay que trabajar en decidir quién asume esa función, con qué responsabilidades y bajo qué criterios, con qué objetivos y luego darle un margen de confianza para que pueda trabajar. Una de las características de los equipos "triunfadores" es la confianza de los miembros respecto a las capacidades de los demás. Es típico leer declaraciones del tipo: "Teníamos muy claro desde el principio que Juan decidiría en cuestiones de empresa y Pedro lo haría en cuestiones técnicas".
Otra de las características de estos "triunfadores" es darse cuenta enseguida de una carencia en el equipo y actuar para cubrirla, bien con la entrada de un nuevo socio o contratando a otra persona. En las empresas de alta tecnología que experimentan crecimientos exponenciales en breves periodos de tiempo (Yahoo!, Netscape, por ejemplo) es típico fichar un Director General para que dirija la empresa, mientras los fundadores se ocupan de lo que realmente saben: los aspectos tecnológicos. Y eso no les impide participar en las decisiones importantes de la empresa. Sin embargo, cuántas nuevas empresas habrán fracasado simplemente porque nadie se ocupó de planificar la Tesorería de la empresa y, un buen día, descubrieron que "no había más dinero", por poner sólo un ejemplo.

Continuará ...

Artículo cedido por: Odisea Web